Szia! Beszállítóként aTele - nyomozás AuditNagyon örülök, hogy végigvezetem Önt a távnyomozási audit működésén. Ez egy nagyon ügyes folyamat, amely egyre fontosabbá válik a mai üzleti világban.
Mi az a Tele - vizsgálati audit?
Először is, röviden érintsük meg, mi is valójában a távnyomozási audit. Dióhéjban ez egy audit, amely távoli kommunikációs eszközöket használ, például telefonhívásokat, videokonferenciákat és e-maileket, hogy információkat gyűjtsön egy vállalatról, gyárról vagy beszállítóról. Remek alternatívája a helyszíni ellenőrzéseknek, különösen akkor, ha nem praktikus vagy nem biztonságos egy helyszín fizikai látogatása, például egy globális világjárvány idején, vagy amikor a szállító távoli helyen tartózkodik.
A kezdeti beállítás
A távnyomozási audit első lépése az egész felállítása. Kezdjük az ügyféllel való első beszélgetéssel. Az ügyfél lehet egy nagy cég, aki értékelni szeretné beszállítóit, vagy esetleg egy gyártulajdonos, aki független ellenőrzést szeretne kapni a működéséről. A chat során kitaláljuk, mit szeretne elérni az ügyfél az audittal. Aggasztják őket a munkavégzés gyakorlata, a környezeti hatás vagy a termék minősége? E célok megértése kulcsfontosságú, mivel ez alakítja az ellenőrzési folyamat többi részét.
Miután tudjuk, hogy az ügyfél mit akar, részletes audittervet készítünk. Ez a terv felsorolja az összes vizsgálandó területet, az információgyűjtésre használt módszereket és az audit idővonalát. Ezt a tervet megosztjuk az auditált féllel (beszállítóval vagy gyárral). Ez segít nekik felkészülni és tudni, mire számíthatnak.
Adatgyűjtés
Most pedig térjünk rá az adatgyűjtés részre. Itt történik az igazi cselekvés.
Dokumentum áttekintése
Kezdjük azzal, hogy megkérjük a szállítót, hogy küldje el nekünk a vonatkozó dokumentumokat. Ilyenek lehetnek például az alkalmazotti szerződések, biztonsági protokollok, termelési nyilvántartások és pénzügyi kimutatások. Ha átnézzük ezeket a dokumentumokat, jó képet kaphatunk arról, hogyan működik a vállalkozás papíron. Például a munkavállalói szerződések áttekintése megtudhatja a munkaidőt, a béreket és a juttatásokat, amelyek a munkaügyi gyakorlat kulcsfontosságú szempontjai.
Interjúk
Ezután interjúkat készítünk. Videokonferencia-eszközöket használunk a vállalaton belüli különböző emberekkel, például vezetőkkel, felügyelőkkel és dolgozókkal való beszélgetésre. Ezek az interjúk nagyszerű módja annak, hogy első kézből szerezzen információkat. Megkérdezhetjük a vezetőket vezetési stratégiáikról, a dolgozókat pedig a napi tapasztalataikról. Megkérdezhetjük például a munkavállalókat, hogy biztonságban érzik-e magukat a munkahelyükön, vagy időben megkapják-e a fizetésüket.
Webhelybejárások (virtuális)
Annak ellenére, hogy fizikailag nem vagyunk ott, még mindig tehetünk egy virtuális bejárást az oldalon. Kérjük a beszállítót, hogy okostelefonja vagy egyéb eszköze segítségével mutassa be a gyárat vagy az irodát. Így láthatjuk a munkakörülményeket, a gépeket és a gyártási folyamat működését. Ellenőrizhetjük, hogy a munkahely tiszta és rendezett-e, megvan-e a védőfelszerelés, és nem mutatkozik-e a hatékonyság hiánya.
Elemzés és értékelés
Ha minden adatot összegyűjtöttünk, ideje feltűrni az ingujjunkat, és elkezdeni elemezni. Összehasonlítjuk az összegyűjtött információkat a vonatkozó szabványokkal és követelményekkel. Ezek a szabványok lehetnek iparágspecifikusak, mint például az ISO minőségirányítási szabványok, vagy kapcsolódhatnak társadalmi és környezetvédelmi kérdésekhez, mint pl.SA8000munkaügyi gyakorlatokhoz.
Keresünk minden hiányosságot vagy nem megfelelőségi problémát. Például, ha a dokumentumok azt írják, hogy a dolgozóknak négy óránként 15 perces szünetet kell tartaniuk, de a dolgozók azt mondják nekünk, hogy ritkán kapják meg ezeket a szüneteket, az piros zászló. Olyan területeket is keresünk, ahol a beszállító jól teljesít. Ez a pozitív visszajelzés használható viszonyítási alapként más beszállítók számára, vagy arra ösztönözheti a beszállítót, hogy folytassa a jó munkát.
Jelentés
Az elemzés elvégzése után átfogó könyvvizsgálói jelentést állítunk össze. Ez a jelentés tartalmazza az összes megállapításunkat, mind a jót, mind a rosszat. Az információkat világos és könnyen érthető módon, adott esetben diagramok és grafikonok segítségével közöljük. A jelentés ajánlásokat is tartalmaz arra vonatkozóan, hogy a szállító hogyan tud javítani. Például, ha azt tapasztaljuk, hogy a gyárban rossz a szellőzés, javasolhatjuk jobb légkeringtető rendszerek telepítését.
Ezt a jelentést megosztjuk az ügyféllel és a szállítóval. Az ügyfél ezt felhasználhatja arra vonatkozóan, hogy döntéseket hozzon arról, hogy folytatja-e az üzleti tevékenységet a beszállítóval, a szállító pedig használhatja a fejlesztési ütemtervként.
Nyomon követés
A távvizsgálati audit nem egyszeri és elvégzett dolog. Azt is nyomon követjük, hogy a szállító végrehajtotta-e a javasolt változtatásokat. Ezt megteheti egy újabb dokumentum-ellenőrzés, interjúk vagy virtuális webhelybejárások révén. Biztosak akarunk lenni abban, hogy az általunk azonosított problémákkal valóban foglalkoznak, és a szállító a jobb gyakorlatok felé halad.
Miért a Tele - nyomozás Audit nagy üzlet?
Több oka is van annak, hogy a távnyomozási auditok manapság olyan népszerűek. Először is költséghatékonyak. Nem kell pénzt költenie utazásra, szállásra és a helyszíni ellenőrzésekhez kapcsolódó egyéb költségekre. Másodszor, gyorsabbak. Az auditot rövidebb időn belül is le tudjuk végezni, mert nem kell várnunk az utazás megszervezésére, vagy a helyszíni logisztikával foglalkozni. Harmadszor, rugalmasabbak. Az interjúkat és a virtuális helyszíni bejárásokat a megrendelő és a szállító számára egyaránt kényelmes időpontra tudjuk ütemezni.
Hogyan hasonlítható össze más auditokkal
Hasonlítsuk össze röviden a távvizsgálati auditokat más típusú auditokkal, mint plGyári audit. A hagyományos gyári audit magában foglalja a gyár fizikai látogatását. Noha ez alaposabb áttekintést nyújt a műveletekről, időigényes és költséges lehet. A távvizsgálati audit viszont jó egyensúlyt kínál a szükséges információk megszerzése és a hatékonyság között. Ugyanazokat a területeket fedheti le, mint egy gyári audit, csak más módon.
Becsomagolás és kinyújtás
Szóval, így működik a távnyomozási audit. Ez egy átfogó folyamat, amely modern technológiát használ a vállalat működésének felmérésére. Függetlenül attól, hogy Ön egy nagyvállalat, amely az ellátási láncát szeretné jobban kezelni, vagy egy gyártulajdonos, aki javítani szeretné a gyakorlatát, a távvizsgálati audit nagyszerű eszköz lehet.
Ha szeretne többet megtudni, vagy szeretne távvizsgálati auditot indítani vállalkozása számára, ne habozzon kapcsolatba lépni. Azért vagyunk itt, hogy segítsünk megalapozott döntéseket hozni, és biztosítsuk, hogy vállalkozása jó úton haladjon.
Hivatkozások
- Általános ismeretek az üzleti szektor könyvvizsgálati folyamatairól
- Számos beszállítói távvizsgálati audit lefolytatásában szerzett tapasztalat
